Trends & ontwikkelingen – hybride werken

Productief (hybride) werken: dit zijn de laatste ontwikkelingen

Thuiswerken is allang geen vreemd begrip meer, maar ‘thuis’ daarentegen is erg breed. Remote werken wordt een steeds meer voorkomend begrip en tegenwoordig vergaderen we met elkaar vanuit plekken van over de hele wereld. Sommige omgevingen kunnen uitdagingen met zich meebrengen. Ondanks dat flexibel werken iets alledaags is, is het belangrijk dat dit op zo’n vloeiend mogelijke manier gefaciliteerd wordt. Wij nemen je graag mee in de mogelijkheden.

Smart office

Omdat niet iedereen kan thuiswerken, is het wel zo prettig als er ook gedacht wordt aan de medewerkers op kantoor. Wellicht klinkt het begrip ‘smart office’ je niet vreemd in de oren. Een smart office is een kantoor dat met behulp van techniek en geautomatiseerde processen de productiviteit, het welzijn, de betrokkenheid en de werkervaring van werknemers sterk vergroot. Het doel is vaak om dezelfde flexibiliteit te bieden als wanneer je thuiswerkt. Hoe dan? Dankzij slimme software en handige hardware worden handvatten geboden om het werk makkelijker te maken. Speciale vergaderruimtes, geautomatiseerde verlichting en klimaatregeling, zijn een paar voorbeelden waarmee kosten worden verlaagd en het welzijn van werknemers verhoogd.

Microsoft Copilot

Naast de Smart Office zijn er meerdere oplossingen die kunnen bijdragen aan een goede hybride werkervaring. ‘Microsoft Copilot’ is er nog zo eentje. We schreven er vanuit Van der Hoff ICT onlangs al eens een blog over. De Copilot is jouw digitale assistent en je kunt er bijna alles aan vragen. Van het automatisch plannen van vergaderingen, mailen van participanten, notuleren, slimme samenvattingen geven, tot aan efficiënt taakbeheer (automatische actiepunten na een vergadering), het is allemaal mogelijk en het kan allemaal geïntegreerd worden in jouw slimme kantoor- en/of conferentieoplossingen. Zelfs wanneer je niet bij een vergadering aanwezig kunt zijn, kun je achteraf automatisch een samenvatting ontvangen, inclusief informatie over welke collega’s over bepaalde onderwerpen enthousiast waren.

Overige handige tools

Tot slot zijn er een hoop kleine dingen die je kunt doen om het werken met collega’s op afstand zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Hierbij delen we nog graag drie inzichten.

Audio
Misschien wel een bekende ergernis tijdens online vergaderingen: slechte audio. Een belcel werkt, maar is vaak niet eens nodig. Goede noise-cancelling koptelefoons will do the job.

Slimme vergaderruimtes
Tegenwoordig is het mogelijk dat er een fysieke vergaderruimte gereserveerd wordt op het moment dat je een vergadering plant in Outlook. Loop je de ruimte binnen? Dan start je voorbereiding (bijvoorbeeld een presentatie) automatisch op, waardoor er geen tijd verloren gaat.

Om toch nog even terug te komen op het punt ‘audio’ kunnen slimme vergaderruimtes ook voorzien worden van microfoons. Deze kunnen bijvoorbeeld in het plafond geïnstalleerd worden, waardoor iedereen in de ruimte goed te horen is voor de deelnemers online. Zo kan een ruimte ook op verschillende manieren worden ingedeeld, zonder dat je rekening hoeft te houden met kabels en verstaanbaarheid.

Beeldkwaliteit
Een goed scherm wordt in sommige gevallen als overbodig geschat. Immers, wanneer een presentatie op een scherm goed te volgen is, zal het wel goed zijn. Maar de techniek m.b.t. hybride vergaderen maakt stappen. Tegenwoordig kan slimme software door handig gebruik te maken van camera’s, inzoomen op de spreker, of juist alle deelnemers in beeld brengen. Hoe scherper het beeld, hoe persoonlijker en betrokken het voelt.

Wij denken graag met je mee over hybride werken en welke vorm voor jou het beste werkt. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op!